Контролен списък с аксесоари за бюро за ръководни служители: От какво всъщност се нуждаете?

Обзавеждането на офис за ръководни служители е по-лесно, когато избирате аксесоари по функция, вместо да се опитвате да запълните бюрото.

Професионалното работно пространство се нуждае от достатъчно структура, за да поддържа организирани ежедневните инструменти, но също така се нуждае от отворена повърхност за реална работа. Използвайте този контролен списък, за да решите какво е място на бюрото ви и какво може да остане в чекмедже, шкаф или вторична повърхност.

1. Определена повърхност за писане

Започнете с централната работна зона.

Подложката за бюро може:

• да защити работния плот
• да създаде последователна зона за писане
• да определи къде принадлежат клавиатурата, тетрадката или текущите документи
• да закрепи визуално останалите аксесоари

Измерете бюрото, преди да изберете размер. Подложката трябва да поддържа работната зона, без да пречи на монитора, органайзерите или предния ръб.

Сравнете текущите подложки за бюро , ако се нуждаете само от централната повърхност.

2. Химикалки, които действително използвате

Не ви е нужен контейнер, пълен с инструменти за писане.

Дръжте химикалките, които използвате редовно, на леснодостъпно място. Съхранявайте специализирани маркери, резервни химикалки и резервни консумативи на друго място.

Поставка или държач за химикалки са полезни, когато намаляват търсенето и предпазват разхвърляните химикалки от движение по бюрото.

3. Работен процес с документи

Ако хартията навлиза в работния ви ден, осигурете ѝ определена система.

Това може да включва:

• една тава за документи за входящи документи
• второ ниво за задачи
• отделно място за архивиране извън бюрото

Не използвайте органайзера за бюро като постоянно място за съхранение. Целта е да се местят документи по бюрото, а не да се трупат.

4. Място за бързи бележки

Разхлабените лепящи се листчета могат да се разпространят бързо.

Поставка за бележки или специален бележник създават едно място за временни бележки. В края на деня преместете важната информация в правилната система за задачи или записи и изхвърлете това, което вече не е необходимо.

5. Поставяне на телефона

Поставката за телефон може да бъде полезна, ако:

• следите обаждания или съобщения по време на работа
• използвате телефона за удостоверяване
• гледате екрана, докато пишете
• искате предвидима позиция за зареждане

Поставете го отстрани на клавиатурата, а не в централната зона за писане.

Ако телефонът ви разсейва, по-добрата настройка може би е да го държите извън директния поглед.

6. Съхранение на визитки

Държачът за визитки все още играе роля в някои среди, насочени към клиенти.

Има смисъл, когато:

• посетителите редовно си разменят визитки
• държите собствените си визитки на разположение
• офисът е домакин на срещи

Ако визитките не са част от работата ви, пропуснете аксесоара, вместо да го държите празен за по-добър външен вид.

7. Персонализиран дисплей с име

Табелата с име може да добави полезна идентификация в офиса на изпълнителния директор, особено когато посетители или клиенти влизат в пространството.

Поддържайте информацията проста и четлива. Името и титлата често са достатъчни.

Можете да сравните самостоятелни стъклени табелки с име или да изберете пълен комплект за бюро, който включва персонализация.

8. Подложки за чаши

Подложките за чаши решават практически проблем и предпазват бюрото от следи от напитки.

Дръжте една на обичайното си място за напитки. Допълнителни подложки за чаши могат да бъдат на разположение за посетители, без да заемат центъра на бюрото.

9. Съхранение на документи и аксесоари

Малките кутии за аксесоари могат да бъдат полезни за предмети, които трябва да останат на разположение, но не е необходимо да бъдат видими.

Примери:

• резервни кабели за зареждане
• печати
• щипки
• инструменти за малък офис

Правилото е просто: често използваните предмети остават достъпни; случайните предмети остават на място.

10. Място, подходящо за посетители

Бюрото за ръководители трябва да оставя свободно място, където друг човек може да постави документ, папка или тетрадка.

Не запълвайте предния ръб с декоративни елементи.

Табелка с име и подложка за чаши може да са достатъчни. Самото празно пространство е функционално.

Какво може да не ви е необходимо

Не всеки аксесоар е подходящ за всяко бюро.

Може да успеете да пропуснете:

• големи колекции от химикалки
• множество системи за бележки
• декоративни предмети без роля
• дублиращи се органайзери
• допълнителни тави с неопределени категории
• аксесоари, които блокират пространството за монитор или документи

Минималистично не означава празно. Това означава, че всеки видим предмет заслужава своето място.

Отделни предмети или пълен комплект за бюро?

Изберете индивидуален аксесоари за бюро когато:

• вече притежавате няколко предмета
• бюрото ви е малко
• трябва да решите само един или два проблема
• искате да смесите материали умишлено

Изберете координиран комплект за бюро когато:

• обзавеждате нов офис
• искате последователен цвят и дизайн
• имате нужда от няколко аксесоара едновременно
• персонализирането е част от настройката

Най-добрият избор е този, който избягва дублиране и пасва на бюрото.

Тест за настройка 10-Minute

След като подредите бюрото, работете нормално десет минути.

Забележка:

• за какво посягате
• какво ви пречи
• кой предмет местите многократно
• дали документите имат ясна дестинация
• дали центърът остава отворен

След това настройте.

Настройката на бюрото трябва да се оценява по това как се представя по време на работа, а не само по това как изглежда, когато е снимано.

Последен контролен списък

Преди да смятате бюрото за завършено, уверете се, че имате:

• удобна активна работна повърхност
• лесен достъп до основните химикалки
• работен процес с хартия
• място за една бележка
• целенасочено поставяне на телефон
• допълнително място за съхранение на визитки
• четлив дисплей с име, ако е необходимо
• достъп до подложка за чаши
• място за съхранение на малки вторични предмети
• отворено пространство за посетители/работно място

Всичко извън това би трябвало да задоволи реална нужда.

Заключителни мисли

Професионалното бюро за ръководители не изисква максимален брой аксесоари.

То се нуждае от ясни зони, полезни инструменти и достатъчно отворено пространство за работа. Започнете с най-важното, добавете само това, което поддържа работния ви процес, и изберете координирани елементи, когато последователността е от значение.

Често задавани въпроси

Кои са най-важните аксесоари за бюрото на ръководителя?

Площ за писане, малък брой химикалки, решение за управление на хартията и свободно място за често използвани инструменти са здрава основа.

Нужен ли ми е пълен комплект бюро?

Не. Пълен комплект е полезен, когато имате нужда от няколко съвпадащи части, но отделните аксесоари може да са по-подходящи за съществуващо работно пространство.

Колко аксесоара трябва да бъдат видими на бюро за ръководители?

Няма фиксиран брой. Запазете предметите, които използвате редовно, и оставете достатъчно свободна повърхност за работа и посетители.