Πώς να οργανώσετε ένα σετ γραφείου διευθυντών για έναν καθαρότερο χώρο εργασίας

Ένα ταιριαστό σετ γραφείου μπορεί να κάνει ένα γραφείο να φαίνεται πιο σκόπιμο, αλλά η διάταξη έχει σημασία όσο και τα ίδια τα αξεσουάρ.

Εάν κάθε αντικείμενο τοποθετηθεί μόνο για συμμετρία, το γραφείο μπορεί να φαίνεται ωραίο σε μια φωτογραφία και να είναι ακόμα άβολο στη χρήση. Μια καλύτερη διάταξη ξεκινά με την κίνηση: πού πηγαίνουν τα χέρια σας, πού φτάνουν τα έγγραφα και ποια αντικείμενα ψάχνετε πιο συχνά.

Κατασκευάστε το Γραφείο Γύρω από τις Ζώνες Εργασίας

Αντί να τοποθετείτε τα αξεσουάρ ένα προς ένα, χωρίστε το γραφείο σε ζώνες.

Ένα χρήσιμο πλαίσιο είναι:

• ενεργή ζώνη εργασίας
• ζώνη γρήγορης πρόσβασης
• ζώνη εγγράφων
• ζώνη που βλέπει ο επισκέπτης
• δευτερεύουσα ζώνη αποθήκευσης

Αυτό διατηρεί τη διάταξη λειτουργική ακόμα και όταν το γραφείο είναι απασχολημένο.

1. Ενεργή Ζώνη Εργασίας: Διατηρήστε το Κέντρο Καθαρό

Το κέντρο του γραφείου είναι ο πιο πολύτιμος χώρος.

Το υπόστρωμα του γραφείου σας συνήθως ανήκει εδώ επειδή ορίζει την κύρια περιοχή για την πληκτρολόγηση, τη σύνταξη και την αναθεώρηση εγγράφων.

Αποφύγετε να γεμίζετε αυτήν τη ζώνη με διακοσμητικά αξεσουάρ. Αφήστε αρκετό χώρο για το πληκτρολόγιό σας, το σημειωματάριο και τα τρέχοντα έγγραφα.

Εάν το υπόστρωμα γραφείου είναι αρκετά μεγάλο τόσο για πληκτρολόγιο όσο και για γράψιμο, τοποθετήστε το έτσι ώστε τα χέρια σας να μπορούν να ακουμπούν φυσικά αντί να τεντώνονται προς τα εμπρός.

2. Ζώνη γρήγορης πρόσβασης: Τοποθετήστε τα εργαλεία κατά συχνότητα

Τα αντικείμενα που χρησιμοποιούνται συχνά πρέπει να βρίσκονται πιο κοντά στο κυρίαρχο χέρι σας.

Αυτό μπορεί να περιλαμβάνει:

• θήκη στυλό
• βάση τηλεφώνου
• θήκη σημειωμάτων
• σημειωματάριο που χρησιμοποιείται συχνά

Ένα δεξιόχειρο άτομο μπορεί να προτιμά αυτά τα αντικείμενα στη δεξιά πλευρά. Ένα αριστερόχειρο άτομο μπορεί να αντιστρέψει τη διάταξη.

Μην επιβάλλετε μια συμμετρική διάταξη εάν κάνει την καθημερινή εργασία λιγότερο βολική.

3. Ζώνη Εγγράφων: Ξεχωριστά Εισερχόμενα και Ενεργά Χαρτιά

Η ακαταστασία με τα χαρτιά συχνά συσσωρεύεται επειδή κάθε έγγραφο καταλήγει στο ίδιο σημείο.

Χρησιμοποιήστε έναν δίσκο εγγράφων για να δημιουργήσετε μια ζώνη συγκράτησης έξω από το κέντρο του γραφείου. Εάν χρησιμοποιείτε δίσκο πολλαπλών επιπέδων, αντιστοιχίστε έναν σαφή σκοπό σε κάθε επίπεδο, όπως:

• για ανασκόπηση
• για υπογραφή
• για ολοκλήρωση / για αρχειοθέτηση

Οι ετικέτες μπορεί να είναι νοητικές παρά φυσικές. Το σημαντικό σημείο είναι η συνέπεια.

Εάν η γραφειοκρατία αποτελεί σημαντικό μέρος της ημέρας σας, περιηγηθείτε στους δίσκους εγγράφων και τους οργανωτές γραφείου και επιλέξτε μια μορφή που ταιριάζει με τον όγκο που χειρίζεστε.

4. Ζώνη προς τον επισκέπτη: Χρησιμοποιήστε προσεκτικά την μπροστινή άκρη

Μια εξατομικευμένη πινακίδα ονόματος τοποθετείται συχνά σε σημείο που μπορεί να διαβαστεί από την πλευρά του επισκέπτη του γραφείου.

Τοποθετήστε την σε σημείο που δεν εμποδίζει το πληκτρολόγιο, τα έγγραφα ή το οπτικό σας πεδίο.

Σε ένα βαθύ γραφείο διευθυντικού στελέχους, η μπροστινή άκρη μπορεί επίσης να χωρέσει έναν ελεγχόμενο αριθμό αντικειμένων που προσανατολίζονται σε παρουσιάσεις, αλλά διατηρήστε το κέντρο οπτικά καθαρό. Το γραφείο θα πρέπει να εξακολουθεί να μοιάζει με επιφάνεια εργασίας, όχι με ράφι επίδειξης.

5. Τα σουβέρ πρέπει να ακολουθούν το ποτό, όχι τη φωτογραφία

Τα σουβέρ είναι εύκολο να τοποθετηθούν για συμμετρία και να ξεχαστούν κατά την πραγματική χρήση.

Τοποθετήστε ένα κοντά στο πλάι όπου τοποθετείτε φυσικά ένα φλιτζάνι. Τα επιπλέον σουβέρ μπορούν να παραμείνουν ομαδοποιημένα μέχρι να τα χρειαστεί ένας επισκέπτης.

Αυτό είναι ένα μικρό παράδειγμα ενός χρήσιμου κανόνα: τοποθετήστε τα αξεσουάρ γύρω από τη συμπεριφορά και όχι γύρω από μια σταδιακή εικόνα προϊόντος.

6. Διατηρήστε την περιοχή της οθόνης απλή

Αποφύγετε να περιβάλλετε μια οθόνη με μικρά αντικείμενα.

Ο χώρος πίσω από το υπόστρωμα του γραφείου συνήθως λειτουργεί καλύτερα μόνο με τον εξοπλισμό που χρειάζεται να παραμείνει εκεί. Πολλά αξεσουάρ κοντά σε καλώδια και οθόνες δημιουργούν οπτικό θόρυβο και δυσκολεύουν τον καθαρισμό.

Εάν η βάση της οθόνης σας καταλαμβάνει μεγάλο χώρο, μετακινήστε τους οργανωτές προς τις εξωτερικές άκρες αντί να πιέζετε το υπόστρωμα του γραφείου πολύ μπροστά.

7. Χρησιμοποιήστε σκόπιμα το ύψος

Μια καλή διάταξη γραφείου συνδυάζει χαμηλά και ψηλότερα κομμάτια χωρίς να δημιουργεί έναν τοίχο από αντικείμενα.

Αντικείμενα χαμηλού προφίλ:

• υποπόδιο γραφείου
• σουβέρ
• επίπεδη επιφάνεια σημειώσεων

Ψηλότερα αντικείμενα:

• ποτήρι στυλό
• βάση τηλεφώνου
• δίσκος εγγράφων
• πινακίδα ονόματος, ανάλογα με το σχέδιο

Κρατήστε τα ψηλά αντικείμενα μακριά από την ευθεία γραμμή μεταξύ εσάς και των επισκεπτών. Τοποθετήστε τα προς τα πλάγια ή τις πίσω γωνίες.

8. Αφήστε αρνητικό χώρο

Ένα γραφείο στελέχους δεν χρειάζεται αξεσουάρ σε κάθε ανοιχτό χώρο.

Η ορατή κενή επιφάνεια κάνει τα χρήσιμα αντικείμενα πιο εύκολα ορατά και σας δίνει χώρο για προσωρινή εργασία. Επίσης, εμποδίζει ένα μεγάλο σετ πολλαπλών τεμαχίων να φαίνεται γεμάτο.

Αφού τακτοποιήσετε τα πάντα, αφαιρέστε ένα ή δύο αντικείμενα και δείτε αν το γραφείο γίνεται πιο εύχρηστο. Αν ναι, αυτά τα αντικείμενα μπορεί να ανήκουν σε ένα συρτάρι ή σε μια δευτερεύουσα επιφάνεια.

9. Δοκιμάστε τη διάταξη κατά τη διάρκεια μιας πραγματικής εργάσιμης ημέρας

Η καλύτερη διάταξη δεν είναι πάντα αμέσως προφανής.

Χρησιμοποιήστε το γραφείο για μια μέρα και μετά ρωτήστε:

• Έβαλα επανειλημμένα το χέρι μου πάνω από το γραφείο;
• Μήπως τα χαρτιά μπλόκαραν το πληκτρολόγιο;
• Καταλάμβανε η βάση του τηλεφώνου πολύτιμο χώρο γραφής;
• Χρησιμοποίησα πράγματι τη θήκη σημειωμάτων;
• Είχαν οι επισκέπτες μια καθαρή θέση για έγγραφα ή ένα ποτό;

Μετακινήστε τα κομμάτια με βάση αυτές τις απαντήσεις.

Παράδειγμα διάταξης για ένα μεσαίου μεγέθους γραφείο στελεχών

Μια ισορροπημένη αρχική διάταξη θα μπορούσε να είναι:

• κέντρο: υπόστρωμα γραφείου
• κέντρο πίσω: οθόνη
• κυρίαρχη πλευρά: βάση τηλεφώνου + θήκη για στυλό
• απέναντι πλευρά: δίσκος εγγράφων
• μπροστινή πλευρά επισκέπτη: πινακίδα ονόματος
• πλαϊνή γωνία: θήκη σημειωμάτων
• σουβέρ: κοντά στη φυσική θέση για το ποτό

Αυτό είναι μόνο ένα σημείο εκκίνησης. Το κυρίαρχο χέρι σας, η διάταξη της οθόνης και το σχήμα του γραφείου θα πρέπει να καθορίσουν την τελική τοποθέτηση.

Συντονισμένο Δεν Σημαίνει Άκαμπτο

Ένα πλεονέκτημα ενός ταιριαστού σετ είναι ότι τα κομμάτια φαίνονται συνδεδεμένα ακόμα και αν η διάταξη είναι ασύμμετρη.

Αυτό σας δίνει την ελευθερία να τοποθετείτε αντικείμενα όπου λειτουργούν καλύτερα, διατηρώντας παράλληλα μια συνεπή οπτική γλώσσα.

Εάν δημιουργείτε τη διάταξη από μεμονωμένα κομμάτια, περιηγηθείτε αξεσουάρ γραφείου. Για μια ολοκληρωμένη ταιριαστή διάταξη, συγκρίνετε σετ γραφείου.

Τελικές σκέψεις

Ένα πιο καθαρό γραφείο στελέχους προκύπτει από την ανάθεση ενός σκοπού σε κάθε περιοχή.

Κρατήστε το κέντρο ανοιχτό, τοποθετήστε τα εργαλεία που χρησιμοποιούνται συχνά κοντά στο κυρίαρχο χέρι σας, μετακινήστε την αποθήκευση χαρτιού σε μια ειδική ζώνη και αφήστε αρκετό αρνητικό χώρο για προσωρινή εργασία.

Το αποτέλεσμα θα πρέπει να είναι οργανωμένο όταν χρησιμοποιείτε το γραφείο, όχι μόνο όταν είναι άδειο.

Συχνές ερωτήσεις

Πού πρέπει να τοποθετείται μια πινακίδα ονόματος σε ένα γραφείο στελέχους;

Συνήθως προς την άκρη που βλέπει προς τον επισκέπτη, όπου μπορεί να διαβαστεί χωρίς να εμποδίζει την ενεργή περιοχή εργασίας.

Σε ποια πλευρά πρέπει να βρίσκεται ένας δίσκος εγγράφων;

Τοποθετήστε το στην πλευρά που είναι πιο εύκολο να φτάσετε χωρίς να περάσετε πάνω από το πληκτρολόγιο ή την περιοχή γραφής σας.

Πρέπει τα αξεσουάρ γραφείου στελεχών να είναι συμμετρικά;

Όχι απαραίτητα. Η λειτουργική τοποθέτηση είναι πιο σημαντική από την τέλεια συμμετρία.