Πώς να οργανώσετε τα έγγραφα γραφείου με δίσκους εγγράφων

Ένας δίσκος εγγράφων μπορεί να οργανώσει ένα γραφείο—ή να γίνει μια πολύ κομψή στοίβα χαρτιών.

Η διαφορά είναι αν κάθε δίσκος έχει έναν σαφή σκοπό.

Αντί να χρησιμοποιείτε έναν οργανωτή εγγράφων ως γενικό χώρο αποθήκευσης, αναθέστε του έναν ρόλο στη ροή εργασίας σας. Όταν κάθε χαρτί έχει έναν επόμενο προορισμό, η επιφάνεια του γραφείου παραμένει πιο καθαρή και τα σημαντικά έγγραφα είναι πιο εύκολο να βρεθούν.

Ξεκινήστε με τρεις καταστάσεις χαρτιού

Τα περισσότερα έγγραφα γραφείου χωράνε σε τρεις πρακτικές καταστάσεις:

1. εισερχόμενα
2. απαιτούμενη ενέργεια
3. ολοκληρωμένα / έτοιμα για αρχειοθέτηση

Δεν χρειάζεστε απαραίτητα τρεις φυσικούς δίσκους, αλλά η χρήση αυτών των κατηγοριών διευκολύνει τις αποφάσεις.

Όταν φτάσει ένα έγγραφο, θα πρέπει να μπορείτε να απαντήσετε: τι συμβαίνει στη συνέχεια;

Μονός δίσκος: Χρησιμοποιήστε τον ως φάκελο εισερχομένων

Ένας μόνο δίσκος εγγράφων λειτουργεί καλύτερα όταν έχει μία εργασία.

Η πιο απλή είναι «εισερχόμενα».

Χρησιμοποιήστε το για χαρτιά που έχουν εισέλθει στον χώρο εργασίας σας αλλά δεν έχουν ακόμη υποβληθεί σε επεξεργασία.

Παραδείγματα:

• αλληλογραφία
• έγγραφα που σας έχουν παραδοθεί
• εκτυπωμένες αναφορές
• φόρμες που αναμένουν έλεγχο

Στη συνέχεια, αδειάστε τον δίσκο σε τακτά χρονικά διαστήματα.

Μην αφήσετε τον μονό δίσκο να γίνει μακροπρόθεσμος χώρος αποθήκευσης. Εάν ένα έγγραφο είναι πλήρες, μετακινήστε το στην κατάλληλη θέση αρχείου ή αρχειοθέτησης.

Δίσκος δύο επιπέδων: Διαχωρίστε τις "Εκκρεμείς εργασίες" από τις "Ολοκληρωμένες εργασίες"

Ένας διπλός δίσκος εγγράφων μπορεί να υποστηρίξει μια απλή ροή εργασίας.

Για παράδειγμα:

Επάνω: Απαιτείται ενέργεια
Κάτω: Έτοιμο για αρχειοθέτηση / αποστολή

Αυτό λειτουργεί καλά επειδή τα χαρτιά κινούνται προς μία κατεύθυνση.

Μια άλλη επιλογή είναι:

Επάνω: Εισερχόμενα
Κάτω: Αναμονή για απάντηση

Επιλέξτε ετικέτες που ταιριάζουν με την εργασία σας αντί να αντιγράφετε ένα γενικό σύστημα.

Κρατήστε την τρέχουσα εργασία μακριά από το δίσκο

Το έγγραφο που διαβάζετε, υπογράφετε ή σχολιάζετε ενεργά θα πρέπει συνήθως να βρίσκεται στο σημειωματάριο του γραφείου σας, όχι στον οργανωτή.

Σκεφτείτε το δίσκο ως ουρά.

Το κέντρο του γραφείου είναι το μέρος για την τρέχουσα εργασία. Ο δίσκος περιέχει ό,τι ακολουθεί.

Αυτός ο διαχωρισμός μειώνει τον πειρασμό να κατανέμονται ταυτόχρονα αρκετές ημιτελείς εργασίες στο γραφείο.

Μην οργανώνετε ανά τυχαίες κατηγορίες

Ένα συνηθισμένο λάθος είναι η δημιουργία πάρα πολλών κατηγοριών:

• πελάτης Α
• πελάτης Β
• τιμολόγια
• ιδέες
• αργότερα
• επείγον
• ίσως

Το σύστημα δίσκων γίνεται δύσκολο στη συντήρηση.

Για έναν οργανωτή γραφείου, οι κατηγορίες που βασίζονται σε ενέργειες είναι συχνά πιο εύκολες επειδή απαντούν σε αυτό που πρέπει να κάνετε στη συνέχεια.

Οι μακροπρόθεσμες κατηγορίες ανήκουν στο σύστημα αρχειοθέτησής σας, όχι απαραίτητα στο γραφείο.

Ορίστε μέγιστη χωρητικότητα

Ένας φυσικός δίσκος έχει ένα πλεονέκτημα: σας δείχνει πότε το σύστημα είναι υπερφορτωμένο.

Αποφασίστε ότι τα χαρτιά δεν πρέπει να ανεβαίνουν πάνω από ένα ορισμένο επίπεδο. Εάν ο δίσκος είναι γεμάτος, η επεξεργασία του γίνεται προτεραιότητα.

Αυτό εμποδίζει τον οργανωτή να μετατραπεί σε αόρατη συσσώρευση.

Τοποθετήστε τον δίσκο έξω από την κύρια ζώνη εργασίας

Τοποθετήστε τους δίσκους εγγράφων σε σημείο που είναι εύκολα προσβάσιμοι, αλλά μην ανταγωνίζονται το πληκτρολόγιο και την περιοχή γραφής σας.

Για πολλούς ανθρώπους, αυτό σημαίνει τη μία πλευρά του γραφείου ή μια πίσω γωνία.

Η καλύτερη θέση εξαρτάται από:

• κυρίαρχο χέρι
• μέγεθος γραφείου
• τοποθέτηση οθόνης
• αν οι επισκέπτες περνούν χαρτιά πάνω από το γραφείο

Αναζητήστε τους τρέχοντες δίσκους εγγράφων και αξεσουάρ γραφείου για να συγκρίνετε μορφές ενός και πολλαπλών επιπέδων.

Χρησιμοποιήστε Ψηφιακά και Φυσικά Συστήματα μαζί

Η οργάνωση του χαρτιού λειτουργεί καλύτερα όταν αποφασίζετε ποια έγγραφα πρέπει να παραμείνουν φυσικά.

Μετά την επεξεργασία ενός χαρτιού, το επόμενο βήμα μπορεί να είναι:

• φυσική αρχειοθέτηση
• σάρωση και αρχειοθέτηση
• αποστολή σε άλλο άτομο
• ασφαλής καταστροφή, εάν χρειάζεται
• επιστροφή σε πελάτη ή συνάδελφο

Ο δίσκος της επιφάνειας εργασίας δεν πρέπει να γίνει το μόνιμο αρχείο.

Επαναφορά πέντε λεπτών στο τέλος της ημέρας

Μια σύντομη επαναφορά μπορεί να αποτρέψει την βλάβη του συστήματος.

Στο τέλος της ημέρας:

1. αφαιρέστε τα συμπληρωμένα έγγραφα από την ενεργή περιοχή εργασίας
2. μετακινήστε τα νέα στοιχεία στο σωστό δίσκο
3. προσδιορίστε το πρώτο στοιχείο δράσης της επόμενης ημέρας
4. αρχειοθετήστε οτιδήποτε δεν χρειάζεται πλέον να παραμείνει στο γραφείο
5. διαγράψτε άσχετες σημειώσεις και συσκευασίες

Ο στόχος δεν είναι ένα εντελώς άδειο γραφείο. Είναι ένα γραφείο όπου κάθε υπόλοιπο χαρτί έχει λόγο να βρίσκεται εκεί.

Δίσκοι εγγράφων σε σετ γραφείου στελεχών

Όταν ένας δίσκος ταιριάζει με το σημειωματάριο, τη θήκη στυλό και την πινακίδα ονόματος, το σύστημα διαχείρισης χαρτιού γίνεται μέρος του οπτικού σχεδιασμού και όχι ένα ξεχωριστό αντικείμενο ειδών γραφείου.

Αυτό μπορεί να είναι χρήσιμο σε γραφεία που απευθύνονται σε πελάτες, όπου η οργάνωση είναι ορατή από την άλλη πλευρά του γραφείου.

Εάν δημιουργείτε έναν ολοκληρωμένο συντονισμένο χώρο εργασίας, συγκρίνετε σετ γραφείων στελεχών που περιλαμβάνουν αποθήκευση εγγράφων ως μέρος της διαμόρφωσης.

Συνηθισμένα λάθη στο δίσκο εγγράφων

Διατήρηση αρχείων αναφοράς στο δίσκο

Το υλικό αναφοράς που παραμένει για εβδομάδες ανήκει σε ένα αρχείο, ράφι ή ψηφιακό σύστημα.

Χρήση κάθε δίσκου ως «διάφορα»

Εάν οι κατηγορίες είναι ασαφείς, τα χαρτιά θα συσσωρεύονται χωρίς καμία ενέργεια.

Απόκρυψη επειγόντων στοιχείων κάτω από μεγαλύτερα έγγραφα

Διατηρήστε τον δίσκο επόμενης ενέργειας αρκετά ρηχό ώστε το σημαντικό στοιχείο να παραμένει ορατό.

Η προσθήκη περισσότερων δίσκων αντί για επεξεργασία χαρτιών

Η μεγαλύτερη χωρητικότητα μπορεί να κρύψει το πρόβλημα. Βελτιώστε τη ροή εργασίας πριν προσθέσετε χώρο αποθήκευσης.

Τελικές σκέψεις

Ένας δίσκος εγγράφων είναι πιο χρήσιμος όταν αντιπροσωπεύει κίνηση, όχι χώρο αποθήκευσης.

Δώστε σε κάθε επίπεδο έναν σαφή σκοπό, διατηρήστε την ενεργή εργασία στο γραφείο και μετακινήστε τα ολοκληρωμένα έγγραφα από το σύστημα της επιφάνειας εργασίας.

Αυτή η απλή ροή εργασίας μπορεί να διατηρήσει το χαρτί υπό έλεγχο χωρίς να μετατρέψει το γραφείο του στελέχους σας σε αρχειοθήκη.

Συχνές ερωτήσεις

Τι πρέπει να βάλω σε έναν δίσκο εγγράφων;

Έγγραφα που περιμένουν μια συγκεκριμένη επόμενη ενέργεια, όπως έλεγχο, υπογραφή, απάντηση ή αρχειοθέτηση.

Είναι ένας δίσκος εγγράφων δύο επιπέδων καλύτερος από έναν δίσκο;

Μπορεί να είναι εάν χρειάζεστε πραγματικά δύο ξεχωριστές καταστάσεις ροής εργασίας. Εάν όχι, ένας μόνο δίσκος μπορεί να είναι απλούστερος.

Πού πρέπει να τοποθετείται ένας δίσκος εγγράφων σε ένα γραφείο;

Συνήθως στη μία πλευρά ή προς μια πίσω γωνία όπου είναι προσβάσιμος χωρίς να καταλαμβάνει τον κεντρικό χώρο εργασίας.