Hogyan rendszerezzük az irodai papírokat dokumentumtálcákkal?

Egy dokumentumtálca rendszerezheti az íróasztalt – vagy egy nagyon rendezett kinézetű papírkupaccá válhat belőle.

A különbség abban rejlik, hogy minden tálcának van-e egyértelmű célja.

Ahelyett, hogy általános tárolóként használná a dokumentumrendezőt, rendeljen hozzá egy szerepet a munkafolyamatában. Amikor minden papírnak van egy következő helye, az asztal felülete áttekinthetőbb marad, és a fontos dokumentumok könnyebben megtalálhatók.

Kezdje három papírállapottal

A legtöbb irodai papírmunka három gyakorlati állapotba sorolható:

1. beérkező
2. szükséges intézkedés
3. kész / iktatásra kész

Nem feltétlenül van szüksége három fizikai tálcára, de ezeknek a kategóriáknak a használata gyorsabb döntéseket hoz.

Amikor egy dokumentum megérkezik, tudnia kell válaszolni: mi történik ezután?

Egyetlen tálca: Használja beérkezett üzenetek mappaként

Az egyetlen dokumentumtálca akkor működik a legjobban, ha egyetlen feladatot lát el.

A legegyszerűbb a „bejövő”.

Használja olyan dokumentumokhoz, amelyek már bekerültek a munkaterületére, de még nem lettek feldolgozva.

Példák:

• e-mail
• Önnek átadott dokumentumok
• nyomtatott jelentések
• felülvizsgálatra váró űrlapok

Ezután rendszeresen ürítse ki a tálcát.

Ne hagyja, hogy az egyetlen tálca hosszú távú tárolóhelygé váljon. Ha egy dokumentum elkészült, helyezze át a megfelelő fájl- vagy archiválási helyre.

Kétszintes tálca: Válassza szét a „Teendők” és a „Készek” részeket

Egy dupla dokumentumtálca egyszerű munkafolyamatokat támogathat.

Például:

Fent: Szükséges művelet
Lent: Készen áll a iktatásra / küldésre

Ez jól működik, mert a papírok egy irányban mozognak.

Egy másik lehetőség:

Fent: Bejövő
Lent: Várakozás a válaszra

Válasszon a munkájához illő címkéket, ne egy általános rendszert másoljon.

Az aktuális munka ne kerüljön a tálcára

Az aktívan olvasott, aláírt vagy jegyzetelt dokumentumnak általában az asztali jegyzettömbön kell lennie, nem a szervezőben.

Gondoljon a tálcára úgy, mint egy sorra.

Az asztal közepe az aktuális munka helye. A tálca a következő feladatot tartalmazza.

Ez a szétválasztás csökkenti a kísértést, hogy egyszerre több befejezetlen feladatot terítsünk szét az asztalon.

Ne rendezzen véletlenszerű kategóriák szerint

Gyakori hiba a túl sok kategória létrehozása:

• A ügyfél
• B ügyfél
• számlák
• ötletek
• később
• sürgős
• talán

A tálcarendszer nehezen karbantarthatóvá válik.

Egy asztali szervező számára a cselekvésalapú kategóriák gyakran könnyebbek, mert ezek választ adnak arra, hogy mit kell tennie ezután.

A hosszú távú kategóriák az irattári rendszerbe valók, nem feltétlenül az asztalra.

Maximális kapacitás beállítása

A fizikai tálcának van egy előnye: mutatja, ha a rendszer túlterhelt.

Döntse el, hogy a papírok nem emelkedhetnek egy bizonyos szint fölé. Ha a tálca megtelik, a feldolgozása lesz az elsődleges.

Ez megakadályozza, hogy a szervező láthatatlan feladathalmazzá váljon.

Helyezze a tálcát a fő munkazónán kívülre

Helyezze a dokumentumtálcákat olyan helyre, ahol könnyen elérhetők, de ne versenyezzenek a billentyűzettel és az írófelülettel.

Sok ember számára ez az asztal egyik oldalát vagy egy hátsó sarkot jelent.

A legjobb pozíció a következőktől függ:

• domináns kéz
• asztalméret
• monitor elhelyezése
• hogy a látogatók átadják-e a papírokat az asztalon

Böngésszen a jelenlegi dokumentumtálcák és asztali kiegészítők között az egy- és többszintes formátumok összehasonlításához.

Digitális és fizikai rendszerek együttes használata

A papírok rendszerezése jobban működik, ha Ön dönti el, mely dokumentumoknak kell fizikai formában maradniuk.

Egy dokumentum feldolgozása után a következő lépés a következő lehet:

• fizikai archiválás
• szkennelés és archiválás
• küldés egy másik személynek
• biztonságos aprítás, ha szükséges
• visszaküldés egy ügyfélnek vagy kollégának

Az asztali tálcának nem szabad állandó archívummá válnia.

Ötperces nap végi újraindítás

Egy rövid újraindítás megakadályozhatja a rendszer összeomlását.

A nap végén:

1. távolítsa el a kész dokumentumokat az aktív munkaterületről
2. helyezze át az új elemeket a megfelelő tálcába
3. azonosítsa a holnap első teendőjét
4. iktasson mindent, aminek már nem kell az asztalon maradnia
5. ürítse ki a nem kapcsolódó jegyzeteket és csomagolást

A cél nem egy tökéletesen üres asztal. Olyan asztal, ahol minden megmaradt papírnak oka van arra, hogy ott legyen.

Dokumentumtálcák egy vezetői íróasztal-garnitúrában

Amikor egy tálca illeszkedik az asztali jegyzettömbhöz, a tolltartóhoz és a névtáblához, a papírkezelő rendszer a vizuális design részévé válik, nem pedig egy különálló irodaszer-objektummá.

Ez hasznos lehet az ügyfelekkel foglalkozó irodákban, ahol a szervezettség az asztal túlsó végéről is látható.

Ha egy teljes, összehangolt munkaterületet épít, hasonlítsa össze a vezetői íróasztal-készleteket amelyek a konfiguráció részeként dokumentumtárolást is tartalmaznak.

Gyakori dokumentumokat tároló tálcák hibái

Referenciafájlok tárolása a tálcán

A hetekig elraktározott referenciaanyagoknak egy mappában, polcon vagy digitális rendszerben kell lenniük.

Minden tálca „vegyesként” való használata

Ha a kategóriák nem egyértelműek, a papírok felhalmozódnak, anélkül, hogy cselekednének.

Sürgős tételek elrejtése nagyobb dokumentumok alatt

Tartsa a következő művelethez használt tálcát elég sekélyen, hogy a fontos tétel látható maradjon.

Több tálca hozzáadása papírok feldolgozása helyett

A nagyobb kapacitás elrejtheti a problémát. Javítsa a munkafolyamatot a tárhely hozzáadása előtt.

Záró gondolatok

A dokumentumtálca akkor a leghasznosabb, ha a mozgást, nem pedig a tárolást jelképezi.

Adjon minden szintnek egyértelmű célt, tartsa az aktív munkát az asztallapon, és helyezze át a kész dokumentumokat az asztali rendszerből.

Ez az egyszerű munkafolyamat kézben tarthatja a papírt anélkül, hogy a vezetői íróasztalát irattartó szekrényké alakítaná.

Gyakran ismételt kérdések

Mit tegyek a dokumentumtálcába?

Dokumentumok, amelyek egy adott következő műveletre várnak, például felülvizsgálatra, aláírásra, válaszra vagy iktatásra.

Jobb egy kétszintes dokumentumtálca, mint egy tálca?

Lehet az, ha valóban két különálló munkafolyamat-állapotra van szüksége. Ha nem, akkor egyetlen tálca egyszerűbb lehet.

Hová helyezzük a dokumentumtálcát az asztalon?

Általában az egyik oldalon vagy egy hátsó sarok felé, ahol elérhető anélkül, hogy elfoglalná a központi munkaterületet.