Kantoorpapieren organiseren met documentbakken

Een documentenbak kan een bureau organiseren – of een keurig ogende stapel papier worden.

Het verschil zit hem in de vraag of elke lade een duidelijk doel heeft.

In plaats van een documentenmap als algemene opslag te gebruiken, kunt u deze een rol in uw workflow toewijzen. Wanneer elk document een volgende bestemming heeft, blijft het bureau opgeruimder en zijn belangrijke documenten gemakkelijker te vinden.

Begin met drie papierstatussen

De meeste kantoordocumenten vallen in drie praktische statussen:

1. binnenkomend
2. actie vereist
3. voltooid / klaar om te archiveren

U hebt niet per se drie fysieke lades nodig, maar het gebruik van deze categorieën maakt beslissingen sneller.

Wanneer een document binnenkomt, moet u kunnen beantwoorden: wat gebeurt er vervolgens?

Eén lade: gebruik hem als inbox

Een enkele documentenlade werkt het beste wanneer deze één taak heeft.

De eenvoudigste is "binnenkomend".

Gebruik deze lade voor documenten die op uw werkplek zijn aangekomen maar nog niet zijn verwerkt.

Voorbeelden:

• post
• documenten die u zijn overhandigd
• geprinte rapporten
• formulieren die wachten op beoordeling

Leeg de lade vervolgens regelmatig.

Laat de enkele lade geen langdurige opslag worden. Als een document is voltooid, verplaats het dan naar de juiste map of archieflocatie.

Lade met twee niveaus: Scheid "Te doen" van "Gedaan"

Een dubbele documentenlade kan een eenvoudige workflow ondersteunen.

Bijvoorbeeld:

Boven: Actie vereist
Onder: Klaar om te archiveren/verzenden

Dit werkt goed omdat documenten in één richting bewegen.

Een andere optie is:

Boven: Inkomend
Onder: Wachtend op reactie

Kies labels die bij uw werk passen in plaats van een algemeen systeem te kopiëren.

Houd uw huidige werk niet in de lade

Het document dat u actief leest, ondertekent of van aantekeningen voorziet, hoort meestal op uw bureauonderlegger te liggen, niet in de lade.

Beschouw de lade als een wachtrij.

Het midden van het bureau is de plek voor uw huidige werk. De lade bevat wat u daarna moet doen.

Deze scheiding vermindert de verleiding om meerdere onafgemaakte taken tegelijk over het bureau te verspreiden.

Organiseer niet met willekeurige categorieën

Een veelgemaakte fout is het aanmaken van te veel categorieën:

• klant A
• klant B
• facturen
• ideeën
• later
• urgent
• misschien

Het ladesysteem wordt moeilijk te onderhouden.

Voor een bureau-organizer zijn actiegerichte categorieën vaak gemakkelijker, omdat ze antwoord geven op de vraag wat je vervolgens moet doen.

Categorieën voor de lange termijn horen in je archiefsysteem, niet per se op je bureau.

Stel een maximale capaciteit in

Een fysieke lade heeft één voordeel: u ziet wanneer het systeem overbelast is.

Bepaal dat er niet meer papier boven een bepaald niveau mag komen. Als de lade vol is, krijgt de verwerking ervan prioriteit.

Dit voorkomt dat de organizer een onzichtbare achterstand wordt.

Plaats de lade buiten de hoofdwerkzone

Plaats documentlades op een gemakkelijk bereikbare plek, maar zonder dat ze uw toetsenbord en schrijfoppervlak belemmeren.

Voor veel mensen betekent dit een zijkant van het bureau of een achterhoek.

De beste positie hangt af van:

• dominante hand
• bureaugrootte
• plaatsing van de monitor
• of bezoekers papieren over het bureau doorgeven

Bekijk de huidige documentbakken en bureauaccessoires om enkel- en meerlaagse formaten te vergelijken.

Gebruik digitale en fysieke systemen samen

Papierorganisatie werkt beter als u bepaalt welke documenten fysiek bewaard moeten blijven.

Na het verwerken van een document kan de volgende stap zijn:

• fysiek archiveren
• scannen en archiveren
• naar iemand anders sturen
• veilig vernietigen, indien van toepassing
• teruggeven aan een klant of collega

De lade op het bureaublad mag geen permanent archief worden.

Een reset van vijf minuten aan het einde van de dag

Een korte reset kan voorkomen dat het systeem vastloopt.

Aan het einde van de dag:

1. Verwijder voltooide documenten uit de actieve werkruimte
2. Plaats nieuwe items in de juiste lade
3. Bepaal het eerste actiepunt voor morgen
4. Archiveer alles wat niet langer op het bureau hoeft te blijven
5. Ruim irrelevante notities en verpakkingen op

Het doel is niet een perfect leeg bureau. Het is een bureau waar elk overgebleven papier een reden heeft om er te liggen.

Documentenbakken in een directiebureauset

Wanneer een lade past bij de bureauonderlegger, pennenhouder en naamplaat, wordt het papierbeheersysteem onderdeel van het visuele ontwerp in plaats van een apart kantoorartikel.

Dat kan handig zijn in kantoren met klantcontact, waar de organisatie vanaf de andere kant van het bureau zichtbaar is.

Als u een complete, gecoördineerde werkplek creëert, vergelijk dan directiebureausets die documentopslag als onderdeel van de configuratie bevatten.

Veelvoorkomende fouten met documentenbakken

Referentiebestanden in de lade bewaren

Referentiemateriaal dat wekenlang blijft liggen, hoort in een archief, op een plank of in een digitaal systeem.

Elk bakje gebruiken als ‘diversen’

Als de categorieën onduidelijk zijn, zullen papieren zich ophopen zonder dat er iets mee gedaan wordt.

Dringende items verbergen onder grotere documenten

Houd het bakje voor de volgende actie ondiep genoeg zodat het belangrijke item zichtbaar blijft.

Meer bakjes toevoegen in plaats van papier te verwerken

Meer capaciteit kan het probleem verbergen. Verbeter de workflow voordat u extra opslagruimte toevoegt.

Tot slot

Een documentenbakje is het nuttigst wanneer het staat voor beweging, niet voor opslag.

Geef elk niveau een duidelijk doel, houd actief werk op de bureauonderlegger en verplaats voltooide documenten uit het desktopsysteem.

Met deze eenvoudige workflow kunt u papier onder controle houden zonder uw directiebureau in een archiefkast te veranderen.

Veelgestelde vragen

Wat moet ik in een documentenbakje doen?

Documenten die wachten op een specifieke volgende actie, zoals beoordeling, ondertekening, reactie of archivering.

Is een documentenbak met twee niveaus beter dan een enkele?

Dat kan, als u echt twee verschillende workflowstatussen nodig hebt. Zo niet, dan is een enkele bak wellicht eenvoudiger.

Waar moet een documentenbak op een bureau staan?

Meestal aan één kant of in een achterhoek, waar hij bereikbaar is zonder het centrale werkgebied te bezetten.