يمكن لدرج المستندات تنظيم المكتب - أو أن يصبح كومة من الأوراق ذات مظهر أنيق للغاية.
الفرق هو ما إذا كان لكل درج غرض واضح.
بدلاً من استخدام منظم المستندات كمخزن عام، قم بتعيين دور له في سير العمل الخاص بك. عندما يكون لكل ورقة وجهة تالية، يظل سطح المكتب أكثر وضوحًا ويسهل العثور على المستندات المهمة.
ابدأ بثلاث حالات ورقية
تتناسب معظم الأعمال الورقية المكتبية مع ثلاث حالات عملية:
- وارد
- مطلوب اتخاذ إجراء
- كامل / جاهز للتقديم
لا تحتاج بالضرورة إلى ثلاثة أدراج فعلية، ولكن استخدام هذه الفئات يجعل اتخاذ القرارات أسرع.
عند وصول مستند، يجب أن تكون قادرًا على الإجابة: ماذا سيحدث بعد ذلك؟
درج واحد: استخدمه كصندوق وارد
يعمل درج المستندات الواحد بشكل أفضل عندما يكون به مهمة واحدة.
الأبسط هو "الوارد".
استخدمه للأوراق التي دخلت مساحة العمل الخاصة بك ولكن لم تتم معالجتها بعد.
أمثلة:
- البريد
- تم تسليم المستندات إليك
- التقارير المطبوعة
- النماذج في انتظار المراجعة
ثم قم بمسح الدرج وفقًا لجدول زمني منتظم.
لا تدع الدرج المفرد يصبح مخزنًا طويل الأمد. إذا كان المستند مكتملاً، فانقله إلى الملف المناسب أو موقع الأرشيف.
صينية ذات مستويين: افصل "المهام" عن "تم"
يمكن لدرج المستندات المزدوج أن يدعم سير العمل البسيط.
على سبيل المثال:
الأعلى: مطلوب اتخاذ إجراء
الأسفل: جاهز للتقديم/الإرسال
يعمل هذا بشكل جيد لأن الأوراق تتحرك في اتجاه واحد.
خيار آخر هو:
الأعلى: وارد
الأسفل: في انتظار الرد
اختر الملصقات التي تتوافق مع عملك بدلاً من نسخ نظام عام.
احتفظ بالعمل الحالي خارج الدرج
يجب أن تكون الوثيقة التي تقرأها أو توقع عليها أو تضيف إليها تعليقات توضيحية موجودة عادةً على لوحة مكتبك، وليس في المنظم.
فكر في الدرج كقائمة انتظار.
وسط المكتب هو مكان العمل الحالي. الدرج يحمل ما هو التالي.
يقلل هذا الفصل من إغراء توزيع العديد من المهام غير المكتملة عبر المكتب في نفس الوقت.
عدم التنظيم حسب الفئات العشوائية
من الأخطاء الشائعة إنشاء فئات كثيرة جدًا:
- العميل أ
- العميل ب
- الفواتير
- أفكار
- لاحقا
- عاجل
- ربما
يصبح من الصعب صيانة نظام الدرج.
بالنسبة لمنظم سطح المكتب، غالبًا ما تكون الفئات المستندة إلى الإجراءات أسهل لأنها تجيب على ما عليك القيام به بعد ذلك.
تنتمي الفئات طويلة المدى إلى نظام حفظ الملفات الخاص بك، وليس بالضرورة على المكتب.
ضبط السعة القصوى
يتمتع الدرج الفعلي بميزة واحدة: فهو يوضح لك متى يكون النظام محملاً بشكل زائد.
قرر ألا ترتفع الأوراق فوق مستوى معين. إذا كان الدرج ممتلئًا، تصبح معالجته هي الأولوية.
هذا يمنع المنظم من التحول إلى تراكم غير مرئي.
ضع الدرج خارج منطقة العمل الرئيسية
ضع أدراج المستندات في مكان يسهل الوصول إليه ولكن لا تتنافس مع لوحة المفاتيح ومنطقة الكتابة.
بالنسبة للعديد من الأشخاص، يعني هذا جانبًا واحدًا من المكتب أو زاوية خلفية.
يعتمد أفضل وضع على:
- اليد المهيمنة
- حجم المكتب
- وضع الشاشة
- ما إذا كان الزائرون يمررون الأوراق عبر المكتب
تصفح الحالي أدراج المستندات وملحقات المكتب لمقارنة التنسيقات الفردية والمتعددة المستويات.
استخدم الأنظمة الرقمية والمادية معًا
يعمل تنظيم الورق بشكل أفضل عندما تحدد المستندات التي يجب أن تظل مادية.
بعد معالجة الورق، قد تكون الخطوة التالية:
- الملف فعليًا
- المسح والأرشفة
- أرسل إلى شخص آخر
- تمزيقها بشكل آمن، إذا كان ذلك مناسبًا
- العودة إلى العميل أو الزميل
لا ينبغي أن تصبح علبة سطح المكتب هي الأرشيف الدائم.
إعادة ضبط نهاية اليوم لمدة خمس دقائق
إعادة الضبط القصيرة يمكن أن تمنع النظام من الانهيار.
في نهاية اليوم:
- قم بإزالة الأوراق المكتملة من منطقة العمل النشطة
- انقل العناصر الجديدة إلى الدرج الصحيح
- حدد بند العمل الأول للغد
- قم بتقديم أي شيء لم يعد بحاجة إلى البقاء على المكتب
- مسح الملاحظات والتعبئة غير ذات الصلة
الهدف ليس مكتبًا فارغًا تمامًا. إنه مكتب حيث كل ورقة متبقية لديها سبب لوجودها هناك.
صواني المستندات في مجموعة المكتب التنفيذي
عندما يتطابق الدرج مع لوحة المكتب وحامل القلم ولوحة الاسم، يصبح نظام إدارة الورق جزءًا من التصميم المرئي بدلاً من كائن منفصل لإمدادات المكتب.
يمكن أن يكون ذلك مفيدًا في المكاتب التي تتعامل مع العملاء حيث يكون التنظيم مرئيًا من جميع أنحاء المكتب.
إذا كنت تقوم ببناء مساحة عمل منسقة كاملة، قارن مجموعات مكتبية تنفيذية التي تتضمن تخزين المستندات كجزء من التكوين.
الأخطاء الشائعة في علبة المستندات
الاحتفاظ بالملفات المرجعية في الدرج
تنتمي المادة المرجعية التي تبقى لأسابيع إلى ملف أو رف أو نظام رقمي.
استخدام كل صينية كـ "متنوعة"
إذا كانت الفئات غير واضحة، فسوف تتراكم الأوراق دون اتخاذ أي إجراء.
إخفاء العناصر العاجلة ضمن المستندات الأكبر حجمًا
اجعل درج الإجراء التالي سطحيًا بدرجة كافية بحيث يظل العنصر المهم مرئيًا.
إضافة المزيد من الأدراج بدلاً من معالجة الأوراق
زيادة السعة يمكن أن تخفي المشكلة. تحسين سير العمل قبل إضافة مساحة التخزين.
الأفكار النهائية
يكون درج المستندات مفيدًا للغاية عندما يمثل الحركة وليس التخزين.
امنح كل مستوى غرضًا واضحًا، وواصل العمل النشط على لوحة المكتب، وانقل المستندات المكتملة خارج نظام سطح المكتب.
يمكن لسير العمل البسيط هذا أن يبقي الورق تحت السيطرة دون تحويل مكتبك التنفيذي إلى خزانة ملفات.
الأسئلة المتداولة
ما الذي يجب أن أضعه في درج المستندات؟
المستندات التي تنتظر الإجراء التالي المحدد، مثل المراجعة أو التوقيع أو الاستجابة أو التسجيل.
هل درج المستندات ذو المستويين أفضل من درج واحد؟
يمكن أن يكون ذلك إذا كنت تحتاج حقًا إلى حالتين مختلفتين لسير العمل. إذا لم يكن الأمر كذلك، فقد يكون الدرج الواحد أبسط.
أين يجب أن توضع صينية المستندات على المكتب؟
عادةً إلى جانب واحد أو باتجاه الزاوية الخلفية حيث يمكن الوصول إليه دون احتلال منطقة العمل المركزية.