يمكن لمجموعة المكتب المنسقة أن تجعل المكتب يبدو أكثر تصميمًا، ولكن الترتيب مهم بقدر أهمية الملحقات نفسها.
إذا تم وضع كل عنصر من أجل التماثل بمفرده، فقد يبدو المكتب جيدًا في الصورة ولا يزال غير مريح للاستخدام. يبدأ التخطيط الأفضل بالحركة: أين تذهب يديك، وأين تصل المستندات، والأشياء التي تصل إليها في أغلب الأحيان.
قم ببناء المكتب حول مناطق العمل
بدلاً من وضع الملحقات واحدة تلو الأخرى، قم بتقسيم المكتب إلى مناطق.
الإطار المفيد هو:
- منطقة العمل النشطة
- منطقة الوصول السريع
- منطقة الوثيقة
- المنطقة المواجهة للزائرين
- منطقة التخزين الثانوية
هذا يحافظ على عمل التخطيط حتى عندما يكون المكتب مشغولاً.
1. منطقة العمل النشطة: أبقِ المركز خاليًا
مركز المكتب هو المساحة الأكثر قيمة.
عادةً ما تنتمي لوحة مكتبك إلى هنا لأنها تحدد المنطقة الرئيسية لكتابة المستندات وكتابتها ومراجعتها.
تجنب ملء هذه المنطقة بملحقات زخرفية. احتفظ بمساحة كافية للوحة المفاتيح والكمبيوتر المحمول والأوراق الحالية.
إذا كانت لوحة المكتب كبيرة بما يكفي لكل من لوحة المفاتيح والكتابة، فضعها بحيث يمكن أن تستقر ذراعيك بشكل طبيعي بدلاً من مدها للأمام.
2. منطقة الوصول السريع: ضع الأدوات حسب التردد
يجب أن تكون العناصر المستخدمة بشكل متكرر الأقرب إلى يدك المهيمنة.
يمكن أن يشمل ذلك:
- حامل القلم
- حامل هاتف
- حامل مذكرة
- المفكرة المستخدمة بشكل متكرر
قد يفضل الشخص الذي يستخدم يده اليمنى هذه العناصر الموجودة على الجانب الأيمن؛ يمكن لأي شخص أعسر عكس التصميم.
لا تفرض ترتيبًا متماثلًا إذا كان ذلك يجعل العمل اليومي أقل ملاءمة.
3. منطقة الوثيقة: أوراق واردة ونشطة منفصلة
غالبًا ما تتراكم فوضى الورق لأن كل مستند يقع في نفس المكان.
استخدم درج المستندات لإنشاء منطقة احتجاز خارج وسط المكتب. إذا كنت تستخدم درجًا متعدد المستويات، فقم بتعيين غرض واضح لكل مستوى، مثل:
- للمراجعة
- للتوقيع
- مكتمل / للملف
يمكن أن تكون التسميات عقلية وليست جسدية. النقطة المهمة هي الاتساق.
إذا كانت الأعمال الورقية جزءًا رئيسيًا من يومك، فتصفح صواني المستندات ومنظمات المكتب واختر التنسيق الذي يتوافق مع حجم الصوت الذي تتعامل معه.
4. المنطقة المواجهة للزائرين: استخدم الحافة الأمامية بعناية
غالبًا ما يتم وضع لوحة الاسم الشخصية حيث يمكن قراءتها من جانب الزائر بالمكتب.
ضعه في مكان لا يحجب لوحة المفاتيح أو المستندات أو خط الرؤية.
في المكتب التنفيذي العميق، يمكن أن تحتوي الحافة الأمامية أيضًا على عدد محدد من الكائنات الموجهة للعرض التقديمي، مع الحفاظ على المركز نظيفًا بصريًا. يجب أن يظل المكتب وكأنه سطح عمل، وليس رف عرض.
5. يجب أن تتبع قواعد الأكواب المشروب وليس الصورة
من السهل وضع قواعد الأكواب بشكل متناسق ونسيانها أثناء الاستخدام الفعلي.
ضع واحدًا بالقرب من الجانب الذي تضع فيه الكوب بشكل طبيعي. يمكن أن تبقى الأكواب الإضافية مجمعة حتى يحتاجها الزائر.
هذا مثال صغير لقاعدة مفيدة: قم بترتيب الملحقات حول السلوك وليس حول صورة المنتج المرحلية.
6. حافظ على منطقة المراقبة بسيطة
تجنب إحاطة الشاشة بأشياء صغيرة.
عادةً ما تعمل المساحة الموجودة خلف لوحة المكتب بشكل أفضل مع المعدات التي تحتاج إلى البقاء هناك فقط. يؤدي وجود الكثير من الملحقات القريبة من الكابلات والشاشات إلى حدوث ضوضاء بصرية وتجعل عملية التنظيف أكثر صعوبة.
إذا كانت قاعدة شاشتك تشغل مساحة كبيرة، فقم بتحريك المنظمات نحو الحواف الخارجية بدلاً من دفع لوحة المكتب للأمام كثيرًا.
7. استخدم الارتفاع عمدا
يمزج الترتيب الجيد للمكتب بين القطع المنخفضة والطويلة دون إنشاء جدار من الأشياء.
العناصر منخفضة المستوى:
- وسادة مكتب
- كوستر
- سطح مذكرة مسطح
العناصر الأطول:
- كوب القلم
- حامل هاتف
- علبة المستندات
- لوحة الاسم، حسب التصميم
أبعد القطع الطويلة عن الخط المباشر بينك وبين الزوار. ضعها على الجانبين أو الزوايا الخلفية.
8. اترك مساحة سلبية
لا يحتاج المكتب التنفيذي إلى ملحق في كل منطقة مفتوحة.
السطح الفارغ المرئي يجعل رؤية القطع المفيدة أسهل ويمنحك مساحة للعمل المؤقت. كما أنه يمنع مجموعة كبيرة متعددة القطع من الشعور بالازدحام.
بعد ترتيب كل شيء، قم بإزالة عنصر أو عنصرين ومعرفة ما إذا كان المكتب سيصبح أسهل في الاستخدام. إذا كان الأمر كذلك، فقد تنتمي هذه العناصر إلى درج أو سطح ثانوي.
9. اختبر التصميم خلال يوم عمل حقيقي
أفضل تخطيط ليس دائمًا واضحًا على الفور.
استخدم المكتب لمدة يوم، ثم اسأل:
- هل وصلت عبر المكتب بشكل متكرر؟
- هل تمنع الأوراق لوحة المفاتيح؟
- هل يشغل حامل الهاتف مساحة كتابة قيمة؟
- هل قمت بالفعل باستخدام حامل المذكرة؟
- هل كان لدى الزوار مكان واضح للمستندات أو الشراب؟
قم بتحريك القطع بناءً على تلك الإجابات.
مثال لتخطيط لمكتب تنفيذي متوسط
يمكن أن يكون ترتيب البداية المتوازن:
- المركز: وسادة مكتب
- المركز الخلفي: الشاشة
- الجانب المهيمن: حامل الهاتف + حامل القلم
- الجانب المقابل: درج المستندات
- جانب الزائر الأمامي: لوحة الاسم
- الزاوية الجانبية: حامل المذكرة
- السفينة: بالقرب من موضع المشروبات الطبيعية
هذه مجرد نقطة بداية. يجب أن تحدد يدك المهيمنة وإعداد الشاشة وشكل المكتب الموضع النهائي.
منسق لا يعني جامد
إحدى ميزات المجموعة المطابقة هي أن القطع تبدو متصلة حتى لو كان التخطيط غير متماثل.
يمنحك ذلك حرية وضع الأشياء في المكان الذي تعمل فيه بشكل أفضل مع الحفاظ على لغة مرئية متسقة.
إذا كنت تقوم ببناء الترتيب من قطع فردية، فتصفح ملحقات مكتبية قد يكون. للحصول على إعداد مطابقة كاملة، قارن أطقم مكتبية.
الأفكار النهائية
يأتي المكتب التنفيذي الأنظف من تخصيص غرض لكل منطقة.
أبقِ المركز مفتوحًا، وضع الأدوات المستخدمة بشكل متكرر بالقرب من يدك المهيمنة، وانقل تخزين الورق إلى منطقة مخصصة واترك مساحة سلبية كافية للعمل المؤقت.
يجب أن تبدو النتيجة منظمة عند استخدام المكتب، وليس فقط عندما يكون فارغًا.
الأسئلة المتداولة
أين يجب أن توضع لوحة الاسم على المكتب التنفيذي؟
عادةً نحو الحافة المواجهة للزائر حيث يمكن قراءتها دون حجب منطقة العمل النشطة.
ما هو الجانب الذي يجب أن يكون عليه درج المستندات؟
ضعه على الجانب الذي يسهل الوصول إليه دون تجاوز لوحة المفاتيح أو منطقة الكتابة.
هل يجب أن تكون ملحقات المكتب التنفيذية متماثلة؟
ليس بالضرورة. يعد التنسيب الوظيفي أكثر أهمية من التماثل المثالي.