Как да организирате офис документи с тави за документи

Тавата за документи може да организира бюрото или да се превърне в много спретната купчина документи.

Разликата е дали всяка тава има ясна цел.

Вместо да използвате органайзер за документи като общо място за съхранение, задайте му роля в работния си процес. Когато всеки документ има следваща дестинация, повърхността на бюрото остава по-чиста и важните документи са по-лесни за намиране.

Започнете с три състояния на хартията

Повечето офис документи се вписват в три практически състояния:

1. входящ
2. необходимо действие
3. завършен / готов за подреждане

Не е задължително да имате нужда от три физически тави, но използването на тези категории прави решенията по-бързи.

Когато пристигне документ, би трябвало да можете да отговорите: какво се случва след това?

Единична тава: Използвайте я като пощенска кутия

Единичната тава за документи работи най-добре, когато има една задача.

Най-простото е „входящ“.

Използвайте го за документи, които са влезли във вашето работно пространство, но все още не са обработени.

Примери:

• поща
• документи, които са ви предадени
• отпечатани отчети
• формуляри, чакащи за преглед

След това изчиствайте тавата редовно.

Не позволявайте единичната тава да се превърне в дългосрочно съхранение. Ако даден документ е завършен, преместете го в съответния файл или архивно място.

Тава на две нива: Разделете „Задачи“ от „Готови“

Двойната тава за документи може да поддържа опростен работен процес.

Например:

Горе: Необходимо действие
Долу: Готово за подаване / изпращане

Това работи добре, защото документите се движат в една посока.

Друг вариант е:

Горе: Входящи
Долу: Чакане на отговор

Изберете етикети, които съответстват на вашата работа, вместо да копирате обща система.

Не поставяйте текущата работа в тавата

Документът, който активно четете, подписвате или анотирате, обикновено трябва да е на тефтера на бюрото ви, а не в органайзера.

Мислете за тавата като за опашка.

Центърът на бюрото е мястото за текущата работа. Тавата съдържа това, което е следващо.

Това разделяне намалява изкушението да се разпределят няколко недовършени задачи едновременно по бюрото.

Не организирайте по произволни категории

Често срещана грешка е създаването на твърде много категории:

• клиент A
• клиент B
• фактури
• идеи
• по-късно
• спешно
• може би

Системата с тави става трудна за поддръжка.

За органайзер на бюро, категориите, базирани на действия, често са по-лесни, защото отговарят на това, което трябва да направите след това.

Дългосрочните категории принадлежат към вашата система за архивиране, не непременно на бюрото.

Задайте максимален капацитет

Физическата тава има едно предимство: тя ви показва кога системата е претоварена.

Решете, че количеството документи не трябва да надвишава определено ниво. Ако тавата е пълна, обработката ѝ става приоритет.

Това предотвратява превръщането на органайзера в невидим запас.

Позиционирайте тавата извън основната работна зона

Поставете тавите за документи там, където са леснодостъпни, но не се конкурират с клавиатурата и зоната за писане.

За много хора това означава едната страна на бюрото или задния ъгъл.

Най-добрата позиция зависи от:

• доминираща ръка
• размер на бюрото
• разположение на монитора
• дали посетителите си подаваха документи през бюрото

Разгледайте текущите тави за документи и аксесоари за бюро за сравнение на едностепенни и многостепенни формати.

Използвайте цифрови и физически системи заедно

Организацията на хартията работи по-добре, когато решите кои документи трябва да останат физически.

След обработка на документ, следващата стъпка може да бъде:

• физическо архивиране
• сканиране и архивиране
• изпращане на друг човек
• сигурно унищожаване, ако е уместно
• връщане на клиент или колега

Тавата на работния плот не трябва да се превръща в постоянен архив.

Петминутно нулиране в края на деня

Кратко нулиране може да предпази системата от повреда.

В края на деня:

1. премахнете попълнените документи от активната работна зона
2. преместете новите елементи в правилната тава
3. определете първата задача за утре
4. подредете всичко, което вече не е необходимо да стои на бюрото
5. изчистете несвързаните бележки и опаковки

Целта не е идеално празно бюро. Това е бюро, където всеки останал лист хартия има причина да бъде там.

Тави за документи в комплект за изпълнителни бюра

Когато тава съвпада с подложката за бюро, държача за химикалки и табелата с име, системата за управление на хартията става част от визуалния дизайн, а не отделен обект за офис консумативи.

Това може да бъде полезно в офиси, ориентирани към клиенти, където организацията е видима от другата страна на бюрото.

Ако изграждате цялостно координирано работно пространство, сравнете комплекти за ръководни бюра , които включват съхранение на документи като част от конфигурацията.

Често срещани грешки с тавите за документи

Съхраняване на справочни файлове в тавата

Справъчният материал, който остава със седмици, принадлежи към файл, рафт или дигитална система.

Използване на всяка тава като „разни“

Ако категориите са неясни, документите ще се натрупват бездействащо.

Скриване на спешни елементи под по-големи документи

Поддържайте тавата за следващо действие достатъчно плитка, така че важният елемент да остане видим.

Добавяне на повече тави вместо обработка на документи

По-големият капацитет може да скрие проблема. Подобрете работния процес, преди да добавите място за съхранение.

Заключителни мисли

Тавата за документи е най-полезна, когато представлява движение, а не съхранение.

Дайте на всяко ниво ясна цел, дръжте активната работа върху подложката на бюрото и преместете завършените документи извън настолната система.

Този прост работен процес може да държи хартията под контрол, без да превръща бюрото ви за ръководители в шкаф за документи.

Често задавани въпроси

Какво трябва да сложа в тавата за документи?

Документи, чакащи конкретно следващо действие, като например преглед, подпис, отговор или подреждане.

По-добра ли е двустепенната тава за документи от едната?

Може да е така, ако наистина имате нужда от две отделни състояния на работен процес. Ако не, една тава може да е по-лесна.

Къде на бюрото трябва да се постави тава за документи?

Обикновено от едната страна или към задния ъгъл, където е достъпна, без да заема централната работна зона.