Revista Guner Office
Cómo organizar documentos de oficina con bandejas
Convierte una bandeja para documentos en un flujo de trabajo sencillo en lugar de otro lugar donde se acumulan papeles.
Una bandeja para documentos puede organizar un escritorio, o convertirse en una pila de papeles muy ordenada.
La diferencia radica en si cada bandeja tiene un propósito claro.
En lugar de usar un organizador de documentos como almacenamiento general, asígnele una función en su flujo de trabajo. Cuando cada documento tiene un destino específico, la superficie del escritorio se mantiene más despejada y los documentos importantes son más fáciles de encontrar.
Comience con tres estados de los documentos
La mayoría de los documentos de oficina se ajustan a tres estados prácticos:
- entrantes
- acción requerida
- completado / listo para archivar
No necesariamente necesita tres bandejas físicas, pero usar estas categorías agiliza la toma de decisiones.
Cuando llega un documento, debería poder responder: ¿qué sucede después?
Bandeja única: úsela como bandeja de entrada
Una bandeja única funciona mejor cuando tiene una sola función.
La más sencilla es "entrantes".
Úsela para documentos que hayan ingresado a su espacio de trabajo pero que aún no se hayan procesado.
Ejemplos:
- Correo
- Documentos entregados
- Informes impresos
- Formularios pendientes de revisión
Luego, vacíe la bandeja periódicamente.
No permita que la bandeja única se convierta en almacenamiento a largo plazo. Si un documento está completo, muévalo a la ubicación de archivo o archivado correspondiente.
Bandeja de dos niveles: Separe los documentos pendientes de los terminados
Una bandeja doble para documentos puede facilitar un flujo de trabajo sencillo.
Por ejemplo:
Arriba: Acción requerida
Abajo: Listo para archivar/enviar
Esto funciona bien porque los documentos se mueven en una sola dirección.
Otra opción es:
Arriba: Entrante
Abajo: Esperando respuesta
Elija etiquetas que coincidan con su trabajo en lugar de copiar un sistema genérico.
Mantenga el trabajo actual fuera de la bandeja
El documento que está leyendo, firmando o anotando activamente generalmente debe estar en su bloc de notas, no en el organizador.
Piense en la bandeja como una cola.
El centro del escritorio es el lugar para el trabajo actual. La bandeja contiene lo que sigue.
Esta separación reduce la tentación de esparcir varias tareas sin terminar sobre el escritorio al mismo tiempo.
No organice con categorías aleatorias.
Un error común es crear demasiadas categorías:
- Cliente A
- Cliente B
- Facturas
- Ideas
- Más tarde
- Urgente
- Quizás
El sistema de bandejas se vuelve difícil de mantener.
Para un organizador de escritorio, las categorías basadas en acciones suelen ser más fáciles porque responden a lo que se debe hacer a continuación.
Las categorías a largo plazo deben estar en su sistema de archivo, no necesariamente sobre el escritorio.
Establezca una capacidad máxima
Una bandeja física tiene una ventaja: le indica cuándo el sistema está sobrecargado.
Decida que los papeles no deben superar cierto nivel. Si la bandeja está llena, su procesamiento se convierte en la prioridad.
Esto evita que el organizador se convierta en un retraso invisible.
Coloque la bandeja fuera de la zona de trabajo principal
Coloque las bandejas de documentos en un lugar de fácil acceso, pero que no interfiera con el teclado ni el área de escritura.
Para muchas personas, esto significa un lado del escritorio o una esquina trasera.
La mejor posición depende de:
- la mano dominante
- el tamaño del escritorio
- la ubicación del monitor
- si los visitantes se pasan papeles por el escritorio
Consulte las opciones actuales de bandejas para documentos y accesorios de escritorio para comparar formatos de uno y varios niveles.
Utilice sistemas digitales y físicos conjuntamente
La organización del papel funciona mejor cuando se decide qué documentos deben permanecer físicos.
Tras procesar un documento, el siguiente paso podría ser:
- Archivarlo físicamente
- Escanearlo y archivarlo
- Enviarlo a otra persona
- Destruirlo de forma segura, si procede
- Devolverlo a un cliente o compañero
La bandeja del escritorio no debe convertirse en el archivo permanente.
Reinicio de cinco minutos al final del día
Un reinicio breve puede evitar que el sistema falle.
Al final del día:
- Retire los documentos completados del área de trabajo activa.
- Coloque los nuevos documentos en la bandeja correspondiente.
- Identifique la primera tarea pendiente para mañana.
- Archive todo lo que ya no necesite estar en el escritorio.
- Retire las notas y el embalaje que no sean relevantes.
El objetivo no es un escritorio completamente vacío, sino uno donde cada documento tenga una razón de ser.
Bandejas para documentos en un escritorio ejecutivo
Cuando una bandeja combina con el bloc de notas, el portalápices y la placa de identificación, el sistema de gestión de documentos se integra al diseño visual en lugar de ser un elemento de oficina independiente.
Esto puede ser útil en oficinas de atención al cliente, donde la organización es visible desde cualquier punto del escritorio.
Si está creando un espacio de trabajo coordinado, compare escritorios ejecutivos que incluyan almacenamiento de documentos como parte de la configuración.
Errores comunes con las bandejas para documentos
Guardar archivos de referencia en la bandeja
El material de referencia que permanece durante semanas debe guardarse en un archivo, estante o sistema digital.
Usar todas las bandejas como "varios"
Si las categorías no están claras, los papeles se acumularán sin que se haga nada.
Ocultar los elementos urgentes bajo documentos más grandes
Mantenga la bandeja de tareas pendientes lo suficientemente vacía para que el elemento importante permanezca visible.
Agregar más bandejas en lugar de procesar los papeles
Una mayor capacidad puede ocultar el problema. Mejore el flujo de trabajo antes de agregar almacenamiento.
Consideraciones finales
Una bandeja de documentos es más útil cuando representa movimiento, no almacenamiento.
Asigne un propósito claro a cada nivel, mantenga el trabajo activo en el bloc de escritorio y retire los documentos terminados del sistema de escritorio.
Este sencillo flujo de trabajo puede mantener el papel bajo control sin convertir su escritorio ejecutivo en un archivador.
Preguntas frecuentes
¿Qué debo poner en una bandeja de documentos?
Documentos que esperan una acción específica, como revisión, firma, respuesta o archivo.
¿Es mejor una bandeja de documentos de dos niveles que una sola?
Puede serlo si realmente necesita dos estados de flujo de trabajo distintos. De lo contrario, una sola bandeja puede ser más sencilla.
¿Dónde debe colocarse una bandeja de documentos en un escritorio?
Generalmente a un lado o hacia una esquina trasera, donde sea accesible sin ocupar el área de trabajo central.
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